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证券电子影像管理系统

【时间:2013-12-21 16:01:37】 【来源:多易拍官网】

系统概述:

1、前言

随着市场竞争的日益激烈,国内证券公司之间的重组、合并越来越多,在证券公司规模扩大的同时,加强对公司内部管理的要求也愈来愈迫切,目的是为了规范管理、控制风险。针对证券公司的实际需求,电子影像管理系统利用成熟的电子影像处理、工作流管理、影像录入等核心技术,为证券公司建立了一个原始凭证的电子化管理系统。证券公司利用该系统可以有效防范内部金融风险、规范财务管理;同时与业务处理系统结合,通过非现场稽核进行风险的控制和管理,增强了证券公司的总部监管能力。

2、业务分析

证券公司在长期处理业务的过程中会产生大量的凭证资料,包括证券开户资料、期货期货资料、申请书、合同协议、文书档案财务档案等等,而传统业务模式采用凭证实物作为业务流转的载体。各营业部委托上级业务部门处理的业务,必须通过邮寄、传真等方式将凭证报送至上级部门,上级业务部门根据这些凭证进行业务处理,并将处理结果反馈给营业部,营业部再将反馈意见通知客户。

传统业务模式存在以下一些问题:

1)信息滞后

多地点办公的企业、跨地域经营的集团,上级单位往往无法及时准确地了解集团内下属各单位的业务信息。由于信息传送与交流的滞后性,汇总与审批等工作很难及时快速完成。

2)信息准确性差

凭证传真资料的清晰度和真实性存在风险点。

3)安全性差

各营业部自己保管纸质凭证,存在经济犯罪的隐患。

4)凭证存储成本高,查询困难

由于纸质凭证对保存环境的苛刻要求,使得凭证的保存成本很高,并且需要占用大量的空间。由于纸质凭证存放于库房中,在大量的凭证中获取一张凭证的难度极大。

5)纸张凭证与业务管理关联程度较低

当前,证券业务凭证处理和业务处理普遍采用相互独立的方式,系统之间没有相互联系,使业务管理系统基本脱离纸张凭证的有效关联进行运作。

以上这些问题,用传统的处理手段已经不能得到有效解决。在信息技术高度发展的今天,企业只有利用先进的管理方式和技术手段实现信息的高度集成,建立快速准确获取、利用信息的能力,建立以风险管理为核心的内控制度和业务模式,建立符合信息时代特征的电子影像管理模型。

3、系统建设目标

当前,各家证券公司为了占领市场、赢得客户,都在积极开拓业务开展新模式。证券公司原有的分散处理模式已经不能适应发展的需要,依托信息科技力量走集约化经营道路的电子影像中心模式,已经成为各证券公司各类业务经营的最佳选择之一。

1)对证券业务各类纸张凭证进行电子化管理

系统采用影像数字化技术,实现业务凭证传输、审核及利用。系统自带影像优化技术、压缩技术、OCR技术等等,能对业务凭证进行有效处理。同时,考虑到凭证的安全性,可以利用数字水印技术及加密技术对凭证进行处理。

(2) 成立电子影像中心

通过成立集中式的影像中心,全国各营业部的所有实物凭证均可通过多易拍文件拍摄仪将图像远程传输至公司总部影像中心进行处理,而各类电子影像的具体业务则由总部的各业务中心办理。电子影像中心的建立,有利于领导及时对业务风险进行事前计划、事中控制、事后分析,杜绝不合理事件发生,有效降低运营成本,提高决策响应能力。

电子影像中心的建设不是一项孤立的改革,而是国内证券公司各项业务实行集中化管理改革中的一项,如同其它业务集中,如财务集中和采购集中等。影像中心的性质也与财务处理中心、采购中心等机构相类似。因此,影像中心的成立,实质上是各类业务凭证处理为实现专业化、集约化而进行的流程再造。

3)建设电子影像档案管理系统

各营业部上传的各类电子影像,需要对它进行有效分类及管理。电子影像档案管理系统的出现能及时解决此类问题。

系统对能根据用户的组织机构、人员、各种业务类型、权限等进行高度的系统定制,当组织机构和业务类型等需要变更时,可以根据需求进行修改,避免了因机构改革带来的系统重构。

系统提供各类统计报表工具,可以作为分公司、总部领导重要的决策参考资料。系统的审核功能,能对营业部上报的凭证影像资料进行审核检查。

4)电子影像检索利用

根据证券公司业务的实际情况,影像系统通过开放式的接口提供对业务系统的完整支持,通过以电子影像代替纸质资料的方式在证券业务系统中流转,从而大大增加资料的流转效率,提高了业务的处理效率和能力。

如果在证券业务系统中运用影像和工作流技术,在各种业务系统处理过程从开始阶段都将原始凭证转化为影像文件,通过影像与数字化信息同时在各工作岗位间的传递来实现业务的处理流程,不仅可以使每个业务处理人员都能看到影像化的原始凭证,进行准确的业务处理,避免手工输入的错误,而且可以很好地实现业务的集中处理,可以提高业务处理的效率,将业务风险降到最低限度。可以说,将影像处理技术与工作流管理技术充分地结合起来,会形成新的有效的业务处理与业务监管的模式。

4、系统实现方式

证券公司为规范管理、控制(降低)风险,加强对资金与交易的监控,必须对各类原始凭证进行有效、恰当地管理,同时方便查询、检查。上海影软电子影像档案管理系统可以将各营业部、总部的业务、财务及行政部门产生的大量纸质凭证通过文件拍摄仪或高速扫描仪采集成相应的电子图像,并建立相应的查询索引存放到存储平台中,用户可以在本地计算机上通过Client端或Web方式进行相应的凭证查询,而对应的纸质档案则可以单独保存和管理。另外可利用OCR影像识别技术,对规范的凭证进行自动识别、自动质检及全文检索,可以有效得与交易系统、远程开户系统、客户管理系统等系统进行集成,实现无缝结合,逐步建立证券公司基于影像的业务流转,知识共享为一体的知识管理系统。

5、系统特点

? 凭证分散受理,集中管理,分散利用

? 独立性和开放性相结合,确保和其他业务系统有机整合

? 良好的可扩展性,适应用户业务种类及流程的变化和管理的发展

? 高效、安全的录入、维护和远程传输性能,确保信息的完整性和一致性

? 良好的可控性和可维护性

? 资料存储的安全性与稳定性

6、经济及社会效益

? 凭证实体的集中管理,防止各业务部门及营业部利用凭证作案,降低公司风险

? 通过凭证电子化管理,有利于业务部门对工作的管理和指导,有利于风险控制管理部门的实时监控

? 提高了各业务部门及营业部的办事效率,更好地服务客户。

系统功能:

系统功能模块:

整个电子影像档案管理系统从功能上可以分为扫描模块、档案电子化管理模块、查询利用模块、用户管理和系统接口等五大功能模块。

一、扫描模块

扫描模块主要是对各营业部的开户资料凭证进行扫描或拍摄后的信息采集处理工作。

扫描模块主要分为3类:

1、历史开户资料档案的集中电子化处理和批量导入

2、实时开户资料档案的电子化处理

3、人像拍摄,满足证监会期货投资者实名开户的要求

系统提供了国内最领先的影像优化及处理技术,支持各类主流高速、平板扫描仪和摄像头,能够在一次扫描或拍摄的同时获得完美影像,减少影像大小,降低存储空间,提高影像OCR识别率。

二、档案电子化管理模块

档案电子化管理模块能够对各营业部上传的开户资料进行有效分类及管理。系统具备高度的灵活性,它在符合国家档案局颁发的电子档案管理标准的同时,将通过配置管理模块进行个性化定制,无论是企业用户还是个人用户,都可根据其应用范围进行系统定制,以零技术投入满足其个性化需求,保证了系统的扩展性。

系统内部提供统计报表工具,可以根据用户实际业务要求定制各种统计报表,如根据实物与电子凭证的对应关系,生成相应的统计记录。统计数据可以作为总部各级领导重要的决策参考资料。

三、查询利用模块

系统集成了丰富的查询技术,用户可以自由设置关键字信息,如资金帐号、客户代码、股东帐号、股东姓名、股东身份证号、开户日期等,来进行相应的单项检索和组合检索等多种检索方式,快速查询相关的记录和所对应的开户资料电子影像。

四、权限管理模块

系统提供了完善的用户和组织管理体系,用户可以根据机构情况自定义组织结构,自定义人员及人员属性。

系统通过用户分层权限管理、集中授权、独立授权、条件授权、字段隐藏、原件区域的隐藏、临时授权、自动权限收回、权限申请和审批、代理管理员等共同构成了系统灵活而严谨的权限体系,严格控制其各种访问和操作权限,保证文档的安全使用。

五、系统业务接口

系统通过灵活可配置的接口,实现了和柜台核心业务系统的整合。接口提供以下两种方式:

1、核心业务系统可以直接调用同一资金帐号下的电子影像档案管理系统中的开户资料电子影像;

2、电子影像档案管理系统通过唯一的资金帐号,可以通过中间件服务器关联柜台核心业务备份系统中跟资金帐号匹配的股东信息,减少了信息的手工录入,同时确保股东信息的唯一性和完整性。

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